POLÍTICAS DE PRIVACIDAD DE DATOS Y MANEJO DE LA INFORMACIÓN

LEY 1581 DE 2012 Y DECRETO REGLAMENTARIO 1377 DE 2013

RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS

 

  • NOMBRE: HOTEL SORATAMA S.A.
  • NIT: 800.156.522-5
  • DIRECCIÓN: CARRERA 7 NUMERO 19-20 PEREIRA, RISARALDA
  • CORREO ELECTRONICO: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo.
  • PÁGINA WEB: www.hotelsansimon.com
  • TELÉFONO: 57 (1) 3358650

 

1. OBJETIVO

 

Establecer y divulgar las Políticas de Tratamiento de la Información y Protección de Datos Personales, implementados por HOTEL SORATAMA S.A., con el fin de garantizar el adecuado cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, los cuales tienen por objeto desarrollar el derecho constitucional que tienen todas las personas a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bases de datos o archivos, y los demás derechos, libertades y garantías constitucionales a que se refiere el artículo 15 de la Constitución Política “Habeas Data”; así como el derecho a la información consagrado en el artículo 20 de la misma.

La sociedad HOTEL SORATAMA S.A. adopta el manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el cumplimiento de este precepto y estas regulaciones normativas.

 

2. ALCANCE:

El presente documento aplica para los datos de carácter personal, registrados en cualquier base de datos que administre la compañía y que los haga susceptibles de Tratamiento.

 

3. DEFINICIONES:

3.1. Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.

3.2. Base de datos: conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.

3.3. Datos personales: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.

3.4. Encargado del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del mismo.

3.5. Responsable del tratamiento: persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de éstos.

3.6. Titular: persona natural o jurídica cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

3.7. Tratamiento: cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

3.8. Consultas: solicitud de la información personal del Titular que repose en cualquier base de datos, sobre la cual tiene la obligación HOTEL SORATAMA S.A., de suministrar al Titular o sus causa-habientes, toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

3.9. Reclamo: solicitud de corrección, actualización o supresión de la información contenida en una base de datos tratada por HOTEL SORATAMA S.A. o solicitud por presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, realizada por el Titular o sus causahabientes.

3.10. Dato público: es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros púbicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

3.11. Dato sensible: aquellos datos personales que revelen origen racial o étnico, opiniones políticas, convicciones religiosas o morales, afiliación sindical, información referente a la salud o a la vida sexual o cualquier otro dato que pueda producir, por su naturaleza o su contexto, algún trato discriminatorio al titular de los datos. Estos datos están especialmente protegidos.

3.12. Habeas data: derecho fundamental que permite conocer, actualizar y rectificar la información almacenada sobre las personas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

3.13. Causahabiente: persona que ha sucedido o se ha subrogado por cualquier título en el derecho de otra u otras.

 

4. LINEAMIENTOS GENERALES

4.1 Las políticas contempladas en este documento son de carácter obligatorio para HOTEL SORATAMA SA., en calidad de fuente de información de datos, así como para los encargados que realizan el tratamiento de datos personales por cuenta de la Compañía.

4.2 Tanto el responsable como los encargados, deben salvaguardar las bases de datos que contengan datos personales y guardar la confidencialidad respecto del tratamiento.

 

5. ANTECEDENTES NORMATIVOS

5.1 Artículo 15 de la Constitución Política.

“Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buen nombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho a conocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancos de datos y en archivos de entidades públicas y privadas.

En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantías consagradas en la Constitución”.

5.2 Artículo 20 de la Constitución Política.

“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento y opiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivos de comunicación.

Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en condiciones de equidad. No habrá censura”.

 

6. HOTEL SORATAMA S.A. EN LA NORMATIVIDAD

Somos una fuente de información.

 

6.1 ¿POR QUÉ SOMOS UNA FUENTE DE INFORMACIÓN?

Como quiera que HOTEL SORATAMA S.A. es una sociedad que se encarga de recabar la información crediticia de los usuarios a los que se les ofertan servicios mediante sistemas de pago la modalidad crédito y contado, ésta constituye a las denominadas fuentes de información de que tratan el literal (b) del artículo tercero de la Ley 1266 del 2008. (…)

“Es la persona, entidad u organización que recibe o conoce datos personales de los titulares de la información, en virtud de una relación comercial o de servicio o de cualquier otra índole y que, en razón de autorización legal o del titular, suministra esos datos a un operador de información, el que a su vez los entregará al usuario final. Si la fuente entrega la información directamente a los usuarios y no, a través de un operador, aquella tendrá la doble condición de fuente y operador y asumirá los deberes y responsabilidades de ambos. La fuente de la información responde por la calidad de los datos suministrados al operador la cual, en cuanto tiene acceso y suministra información personal de terceros, se sujeta al cumplimiento de los deberes y responsabilidades previstas para garantizar la protección de los derechos del titular de los datos”(…)

6.2 DEBERES DE LAS FUENTES DE LA INFORMACIÓN ARTÍCULO 8, LEY 1266 DEL 2008:

 

Las fuentes de la información deberán cumplir las siguientes obligaciones, sin perjuicio del cumplimiento de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

a. Garantizar que la información que se suministre a los operadores de los bancos de datos o a los usuarios sea veraz, completa, exacta, actualizada y comprobable.

b. Reportar, de forma periódica y oportuna al operador, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

c. Rectificar la información cuando sea incorrecta e informar lo pertinente a los operadores.

d. Diseñar e implementar mecanismos eficaces para reportar oportunamente la información al operador.

e. Solicitar, cuando sea del caso, y conservar copia o evidencia de la respectiva autorización otorgada por los titulares de la información, y asegurarse de no suministrar a los operadores ningún dato cuyo suministro no esté previamente autorizado, cuando dicha autorización sea necesaria, de conformidad con lo previsto en la presente ley.

f. Certificar, semestralmente al operador, que la información suministrada cuenta con la autorización de conformidad con lo previsto en la presente ley.

g. Resolver los reclamos y peticiones del titular en la forma en que se regula en la presente ley.

h. Informar al operador que determinada información se encuentra en discusión por parte de su titular, cuando se haya presentado la solicitud de rectificación o actualización de la misma, con el fin de que el operador incluya en el banco de datos una mención en ese sentido hasta que se haya finalizado dicho trámite.

i. Cumplir con las instrucciones que imparta la autoridad de control en relación con el cumplimiento de la presente ley.

j. Los demás que se deriven de la Constitución o de la presente ley.

 

7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

7.1 Principios para el tratamiento de datos personales

Los siguientes principios serán tenidos en cuenta por HOTEL SORATAMA S.A. en el proceso de administración de datos personales.

7.1.1 Legalidad en materia de tratamiento de datos

El tratamiento de datos, debe sujetarse a las disposiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012 y en cualquier norma que desarrolle o reglamente tal disposición.

7.1.2 Finalidad y tratamiento

El tratamiento de datos debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.

El tratamiento de datos y la finalidad de la información de las bases de datos de HOTEL SORATAMA S.A., se encuentran fundamentados en la prestación del servicio, la relación contractual, los fines comerciales y/o publicitarios HOTEL SORATAMA podrá transmitir la información a terceros, proveedores y autoridades.

El tratamiento sólo puede ejercerse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que releve el consentimiento.

7.1.3 Veracidad o calidad

La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

7.1.4 Transparencia

En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener publicitarios HOTEL SORATAMA S.A. o del encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan.

7.1.5 Acceso y circulación restringida

El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la Ley 1581 de 2012 y la Constitución. En este sentido, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley.

Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.

7.1.6 Seguridad

La información sujeta a tratamiento por el responsable o encargado del tratamiento, se deberá manejar tomando las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean razonables para otorgar seguridad a los registros procurando evitar su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

7.1.7 Confidencialidad

Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende dicho procedimiento, pudiendo sólo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la Ley y en los términos de la misma.

7.2 Categorías especiales de datos

7.2.1 Datos sensibles

Son los datos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

 

7.2.1.1 Se prohíbe el tratamiento de datos sensibles, excepto cuando:

a. El Titular haya dado su autorización explícita a dicho tratamiento, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.

b. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad.

c. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del Titular.

d. El tratamiento se refiere a datos que son necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

e. El tratamiento tiene una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los Titulares.

f. En el tratamiento de datos personales sensibles, cuando dicho tratamiento sea posible conforme a las excepciones citadas anteriormente contenidas en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, deberán cumplirse las siguientes obligaciones:

  • Informar al Titular que por tratarse de datos sensibles no está obligado a autorizar su tratamiento.
  • Informar al Titular de forma explícita y previa, además de los requisitos generales de la autorización para la recolección de cualquier tipo de dato personal, cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del Tratamiento, así como obtener su consentimiento expreso.

7.2.2 Derechos de los niños, niñas y adolescentes

En el tratamiento se asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los niños, niñas y adolescentes.

Queda proscrito el tratamiento de datos personales de niños, niñas y adolescentes, salvo aquellos datos que sean de naturaleza pública.

7.2.3 Derechos de los Titulares:

7.2.3.1 Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a HOTEL SORATAMA SA, o frente al encargado del tratamiento designado. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

7.2.3.2 Solicitar prueba de la autorización otorgada a HOTEL SORATAMA S.A. Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la Ley1581 de 2012.

7.2.3.3 Ser informado por parte de HOTEL SORATAMA SA, o por parte del encargado del tratamiento designado, previa solicitud, respecto del uso que le ha dado a sus datos personales.

7.2.3.4 Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley 1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

7.2.3.5 Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento, HOTEL SORATAMA S.A. o el encargado designado, han incurrido en conductas contrarias a Ley 1581 de 2012 ya la Constitución.

7.2.3.6 Acceder en forma gratuita en las condiciones definidas en este documento, a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento.

 

8. CONDICIONES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

8.1 Autorización

En desarrollo de los principios de finalidad y libertad, la recolección de los datos realizada por HOTEL SORATAMA S.A. deberá limitarse a aquellos datos personales que son pertinentes y adecuados para la finalidad para la cual son recolectados o requeridos conforme a la normativa vigente, salvo en los casos expresamente previstos en la Ley.

8.2 Autorización del Titular

Para que HOTEL SORATAMA S.A. realice cualquier acción de tratamiento de datos personales, se requiere la autorización previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior. Estos mecanismos podrán ser predeterminados a través de medios técnicos que faciliten al Titular su manifestación automatizada o pueden ser por escrito o de forma oral.

Las autorizaciones por parte de Titulares se registrarán así:

HOTEL SORATAMA S.A. solicita autorización para el tratamiento de la información a todos sus titulares, siempre y cuando dicha recolección implique la realización de un tratamiento de información parte de HOTEL SORATAMA S.A., o terceros (previa autorización), esta solicitud de autorización se realiza al momento de generarse relaciones comerciales con clientes (Ventas Crédito y Contado), compra de productos y servicios con proveedores y contratación de personal para el desempeño de las labores inherentes a la organización.

HOTEL SORATAMA SA., adopta los procedimientos para solicitar, a más tardar en el momento de recolección de los datos, la autorización del Titular para el tratamiento de los mismos e informará los datos personales que serán recolectados así como todas las finalidades específicas del dicho tratamiento para los cuales se obtiene el consentimiento.

Los datos personales que se encuentren en fuentes de acceso público, con independencia del medio por el cual se tenga acceso, entiéndase por tales aquellos datos o bases de datos que se encuentren a disposición del público, podrán ser tratados por HOTEL SORATAMA S.A., siempre y cuando, por su naturaleza, sean datos públicos.

En caso de realizar cambios sustanciales en el contenido de las Políticas del tratamiento, referidos a la identificación del Responsable y a la Finalidad del tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido de la autorización, HOTEL SORATAMA S.A., comunicará estos cambios a los Titulares, como mínimo 3 días antes de la entrada en vigencia de la nueva política, además obtendrá del Titular una nueva autorización cuando el cambio se refiera a la Finalidad del Tratamiento. Para la comunicación de los cambios y la autorización.

8.2.1 Casos en que no es necesaria la autorización

a. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.

b. Datos de naturaleza pública.

c. Casos de urgencia médica o sanitaria.

d. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

e. Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

8.3 Suministro de la información

La información solicitada por el Titular será suministrada por HOTEL SORATAMA S.A., podrá ser suministrada por cualquier medio, incluyendo los electrónicos, según lo requiera el Titular. La información deberá ser de fácil lectura, sin barreras técnicas que impidan su acceso y deberá corresponder en un todo a aquella que repose en la base de datos.

8.4 Deber de informar al Titular HOTEL SORATAMA S.A., al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

  • El tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.
  • El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas traten sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.
  • Los derechos que le asisten como Titular.
  • La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del responsable del tratamiento.

8.5 Personas a quienes se les puede suministrar la información:

La información acerca de los datos personales que hayan sido materia de Tratamiento por parte de HOTEL SORATAMA S.A., podrá suministrarse a las siguientes personas:

  • A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales.
  • A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  • A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

 

9. DERECHOS DEL TITULAR

9.1 Revocatoria de la autorización y/o supresión del dato:

  • Los Titulares podrán en todo momento solicitar a HOTEL SORATAMA S.A., la supresión de sus datos personales y/o revocar la autorización otorgada para el tratamiento de los mismos, mediante la presentación de un reclamo, de acuerdo con lo establecido en el artículo 15 de la Ley 1581 de 2012.
  • La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización NO PROCEDERÁN CUANDO EL TITULAR TENGA UN DEBER LEGAL O CONTRACTUAL DE PERMANECER EN LA BASE DE DATOS DE HOTEL SORATAMA S.A.
  • El procedimiento será el establecido en el presente documento para presentar reclamos.

9.2 Consultas y reclamos:

El Titular o sus causahabientes tienen derecho a presentar ante HOTEL SORATAMA S.A. consultas y/o reclamos, previa validación de su identidad, a través de cualquiera de los siguientes mecanismos, de atención al usuario dispuestos por la Compañía a nivel nacional.

HOTEL SORATAMA S.A., responderá la consulta y/o reclamo por el mismo medio que fue formulada.

9.2.1 Consulta:

Los Titulares o sus causahabientes podrán consultar la información personal del Titular que repose en la base de datos del responsable HOTEL SORATAMA S.A suministrará al solicitante toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular.

El Titular podrá consultar de forma gratuita sus datos personales:

  • Al menos una (1) vez cada mes calendario.
  • Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la Información, que motiven nuevas consultas
  • Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una (1) por cada mes calendario, HOTEL SORATAMA S.A., solamente cobrará los gastos de envío, reproducción y en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.

Respuesta a consultas

  • Para efectos de responder las consultas, HOTEL SORATAMA S.A., cuenta con un término de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de las mismas.
  • Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Reclamos

El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la Ley 1581 de 2012, podrán presentar un reclamo ante HOTEL SORATAMA S.A., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas y se formulará mediante solicitud dirigida a HOTEL SORATAMA S.A., como mínimo con la siguiente información:

Nombre del responsable del Tratamiento o el encargado del mismo.

  • Nombre del peticionario.
  • Número de identificación del peticionario.
  • Hechos en que se fundamenta la solicitud.
  • Objeto de la petición.
  • Dirección de envío de correspondencia.
  • Aportar los documentos que pretenda hacer valer.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea resuelto.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

9.2.3 Requisito de procedibilidad:

El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el responsable del tratamiento o encargado del mismo.

9.2.4 Procedimiento para consultas y reclamos.

Dando cumplimiento a lo anterior HOTEL SORATAMA S.A., responderá la consulta y/o reclamo por el mismo medio que fue formulada.

El procedimiento establecido por HOTEL SORATAMA S.A., para presentar reclamos, hacer consultas y/o ejercer sus derechos como titular de la información recogida es el siguiente.

9.2.4.1 Recepción del reclamo o consulta en cualquiera de los complejos, estas podrán ser identificadas en las páginas Web www.hotelsoratama.com y www.hotelsansimon.com , también podrán dirigir escrito directamente a las Oficinas administrativas en la ciudad de Pereira, a la dirección Carrera 7 19-20.

9.2.4.2 También se podrán enviar reclamos o consultas a través de correo electrónico: Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. , de conformidad con el Numeral Segundo, Literal Segundo, ARTÍCULO 16 Ley 1266 del 2008-Numeral Segundo, Artículo 15, Ley 1581 del 2012.

9.2.4.3 Para peticiones o consultas, se cuenta con 10 días hábiles a partir de la recepción, de ser necesario se podrá extender la respuesta 5 días hábiles más.

9.2.4.4 Para reclamos, se cuenta con 15 días hábiles para resolver el mismo, Numeral tercero del artículo 16 de la ley 1266 del 2008.

9.2.4.5 Excepcionalmente se cuenta con 8 días hábiles adicionales a los primeros 15, para dar respuesta al derecho de petición, siempre y cuando se notifique a quien realiza el derecho de petición.

9.2.4.6 HOTEL SORATAMA S.A., dentro de los 2 días hábiles siguientes a la recepción del reclamo impondrá en la base de datos del operador la constancia o leyenda de que se encuentra “reclamo en trámite”.

9.2.4.7 En caso de no ser competentes, se cuenta con 2 días hábiles para trasladar la información a la entidad competente.

9.2.4.8 Una vez se cuente con la respuesta a la consulta o reclamo elevado por el cliente, se enviará a la dirección que aportó en la solicitud y o al medio por el cual realizó la consulta.

9.2.4.9 En caso de dudas o inquietudes sobre el procedimiento para presentar reclamos, hacer consultas y/o ejercer sus derechos como titular de los datos recogidos por HOTEL SORATAMA S.A se podrá solicitar información general a través del departamento de Servicio al Cliente por medio de la línea 018000126116, y al Correo electrónico Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo. o Esta dirección de correo electrónico está siendo protegida contra los robots de spam. Necesita tener JavaScript habilitado para poder verlo..

 

10. DEBERES DE HOTEL SORATAMA S.A. EN EL TRATAMIENTO DE DATOS

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la Ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular.

c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada.

d. Tomar las medidas orientadas a conservar la información bajo las condiciones de seguridad para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

e. Propender porque la información que se suministre al encargado del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.

f. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al encargado del tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada.

g. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al encargado del tratamiento.

h. Suministrar al encargado del tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la Ley.

i. Exigir al encargado del tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular.

j. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley.

k. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos.

l. Informar al encargado del tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo.

m. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos.

n. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la

administración de la información de los Titulares.

o. las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

10.1 Deberes del encargado del tratamiento de datos:

Los encargados del tratamiento deberán cumplir los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la Ley y en otras que rijan su actividad:

a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.

b. Tomar las medidas para conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley.

d. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.

e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la Ley.

f. Adoptar un documento que garantice el adecuado cumplimiento de la Ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares.

g. Registrar en la base de datos las leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la Ley.

h. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal.

i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.

k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.

l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

m. Salvaguardar las bases de datos en los que se contengan datos personales.

n. Guardar confidencialidad respecto del Tratamiento de los datos personales.

 

11. MEDIDAS DE SEGURIDAD

HOTEL SORATAMA S.A. toma todas las precauciones razonables y medidas de índole técnico, administrativo y organizacional conducentes a garantizar la seguridad de los datos de carácter personal de los Titulares, principalmente aquellos destinados a impedir su alteración, pérdida y tratamiento o acceso no autorizado.

Las medidas de seguridad se aplican tanto a los ficheros como a los tratamientos.

La aplicación de las medidas de seguridad tiene como fin procurar la conservación, confidencialidad, integridad, y disponibilidad de los datos.

 

12. MODIFICACIONES

HOTEL SORATAMA S.A.., se reserva el derecho de modificar estas Políticas de Tratamiento de la Información, en su totalidad o parcialmente. En caso de cambios sustanciales en las Políticas del Tratamiento referidos a la identificación de HOTEL SORATAMA S.A. y a la finalidad del Tratamiento de los datos personales, los cuales puedan afectar el contenido la autorización, HOTEL SORATAMA S.A. comunicará estos cambios al titular a más tardar al momento de implementar las nuevas políticas.

 

13. FORMATOS QUE SE UTILIZAN:

  • Formato autorización consulta y reporte a centrales de riesgo.
  • Formato autorización manejo de la información.
  • Formato autorización para notificación de inclusión de reporte negativo a centrales de riesgos.

 

MARTHA CECILIA MONTOYA GUTIERREZ

REPRESENTANTE LEGAL